Este es el proceso que los premios siguen cada año. Antes, es importante aclaras estos dos términos que son usualmente confundidos:
- Postulación
Es el material e información correspondiente a una persona, entidad, proyecto o campaña que se envía para ser considerado al premio. Todos los participantes son considerados postulantes. - Nominación
Es un reconocimiento previo al triunfo que reciben usualmente las 5 postulaciones de cada categoría con el más alto puntaje. Entre estos nominados, solo uno recibirá el premio.
Convocatoria
La convocatoria se lanza cada año con todos los detalles, categorías, reglas y fechas límite.
Etapa de Registros
Los aspirantes podrán realizar el registro en las categorías que desean participar y proceder a hacer el pago administrativo. Este registro les dará acceso al sistema que les permitirá completar los datos de su postulación. El pago hecho solo otorga el derecho de enviar su postulación para ser considerada al premio, no garantiza en absoluto una nominación o triunfo.
Etapa de Postulaciones
Durante esta etapa, los participantes podrán completar los formularios en el sistema online con datos de su postulación y también podrán adjuntar los documentos requeridos. En promedio, cada año se reciben entre 500 a 700 postulaciones.
Revisión Inicial
Cada postulación es revisada por miembros administrativos para asegurar que cumpla con todas las reglas y requerimientos de la categoría en la que aspiran. De ser aprobada, la postulación pasará a la etapa de calificación. Si es negada y la etapa de postulaciones todavía está abierta, el participante tendrá opción a corregir su postulación y enviarla nuevamente. Esta es una razón por la cual se recomienda postular lo más temprano posible.
Etapa de Calificación
Una centena de profesionales son invitados a ser parte de los miembros votantes de la Academia. Cada uno es asignado solo una porción de las postulaciones y solo en ciertas categorías. Ellos deberán revisar y calificar cada postulación asignada. Los miembros votantes se mantienen en total secreto para evitar el 'masaje político'. La invitación como miembro votante de la Academia es válida solo por un año o una versión de los premios.
Tabulación y Auditoria
Una vez cerrada la etapa de votación, el sistema hace una tabulación automática de los resultados. Antes de definir los puntajes mayores y anuncias a los nominados de cada categoría, el equipo administrativo hace una auditoria general a todos los votos. El propósito es asegurar que no exista ninguna irregularidad y/o favoritismo.
Anuncio de Nominados
Las 5 postulaciones de cada categoría con el más alto puntaje recibe la nominación oficial al premio. Este anuncio se hace conocer de forma pública por varios medios. Algunas categorías cuentan con múltiples ganadores y son usualmente también anunciadas en esta etapa.
Gala de Premiación
La gala de premiación se realiza en Washington, DC. Es allí donde se conoce a los ganadores finales de cada categoría y donde se entregan los reconocimientos. Esta es la noche singular más esperada del año en la industria de la comunicación política
Dato Interesante
Cuando alguna categoría tiene un empate o no tiene un ganador definido de forma clara, se procede a hacer una impresión de la placa del trofeo de todos los nominados. Los directivos de la Academia se reúnen previo a la premiación para escoger a los ganadores pendientes. En ocasiones, algunos ganadores se definieron horas antes de la gala.